Papirne arhive zaglavljene u prošlosti

Foto: gouldgenealogy.com

Požar koji je nedavno izbio u zgradi banjalučke “Elektrokrajine” u kojem je stradao dio dokumentacije upalio je alarm u većini preduzeća i ustanova da preduzmu konkretne korake ka čuvanju važnih podataka u digitalnoj arhivi.

Pojedini već namjeravaju u planove za iduću godinu da uvrste poslove po pitanju skladištenja podatke u elektronsku formu, dok  stručnjaci u ovoj oblasti smatraju i da bi izmjenama postojećih zakonskih rješenja trebalo dodatno podstaći i osigurati stvaranje digitalne arhive, piše Glas Srpske.

Direktor “Željeznica RS” Slađan Jović kaže da je trenutno sva dokumentacija skladištena u arhivu tog preduzeća.

- Slučaj koji se nedavno desio u zgradi “Elektrokrajine” definitivno je upalio alarm u svim preduzećima da idu ka stvaranju digitalne arhive. Već sada planiramo da iduće godine uradimo filmovanje, odnosno skeniranje kompletne dokumentacije i da ona time bude u elektronskoj formi. Moramo odgovornije pristupiti čuvanju dokumentacije - rekao je “Glasu” Jović.

Istu poruku šalju i iz “Pošta Srpske” gdje navode da vode računa da sva dokumentacija preduzeća bude maksimalno obezbijeđena, ali da je nemoguće predvidjeti nemile događaje. 

- Mi sada već preduzimamo konkretne korake ka stvaranju digitalne arhive. Jedan dio dokumentacije već smo skladištili u elektronsku formu. Prioritet nam je trenutno ona dokumentacija koja je najvažnija i nad kojom postoji obaveza čuvanja. Idemo ka stvaranju digitalne arhive koju planiramo čuvati na više lokacija - kazao je “Glasu” direktor “Pošta” Miladin Radović.

U kompaniji “Infiniti ADS”, članici “Infiniti Internešnl Grupe”, koja je lider u digitalnom arhiviranju u BiH, navode da su požari koji su izbili lani u Investiciono razvojnoj banci RS, ali i nedavno u “Elektrokrajini” pokazali koliko je digitalna arhiva važna.

- Nakon tih požara nastale su i razne spekulacije zašto se to desilo, odnosno zašto preduzeća nisu preduzela mjere po pitanju zaštite dokumentacije. Kada bi sva dokumentacija bila u digitalnom obliku, te manipulacije bile bi eliminisane. Nesporna je prednost digitalne arhive i po pitanju dostupnosti podataka. Trenutno na tržištu je nedostatak arhivara, zbog čega preduzeća nemaju zaposlene koji posjeduju znanje za upravljanje arhivskom građom. Uvođenjem savremenog načina poslovanja izbjegli bi i taj problem - rekao je “Glasu” direktor kompanije Željko Stojnić.

Naglasio je i da su zemlje Evropske unije u ovom domenu otišle daleko ispred domaćeg tržišta.

- To im je pored novih zakonskih rješenja nametnula i brzina pristupa informacijama. Čekati da vam nešto dođe poštom pa i faksom je prevaziđeno u današnje vrijeme. U uređenim sistemima papirna dokumentacija je skoro pa u potpunosti iščezla  - poručio je Stojnić.

Kada je riječ o okruženju, naglašava i da je Srbija 2021. godine donijela novi zakon koji se odnosi na arhivsku djelatnost, a kojim su pojačane kontrole, ali i predviđeno kažnjavanje stvaraoca arhivske građe.

Stojnić očekuje i da će naša zemlja ići u tom smjeru.

- Mi imamo zakon koji se odnosi na arhivsku djelatnost, a koji je donesen još 2008. godine. Međutim, on nije mnogo zaživio. Trebalo bi ga dopuniti i uskladiti jer je od njegovog usvajanja prošlo 15 godina. Privrednim društvima, odnosno stvaraocima dokumentacije, treba zadati veću obavezu po pitanju čuvanja i upravljanja arhivskom građom - zaključio je Stojnić.

Dopis

U požaru koji se nedavno desio u “Elektrokrajini” uništena je arhiva i dokumentacija predmeta za koje su u toku parnični postupci pred sudovima. Riječ je o dokumentaciji “Elektroprivrede RS” koja je bila smještena u kancelarijama koje je zahvatila vatra. Zbog toga su iz ERS zatražili od sudova da prekinu parnične postupke pokrenute od strane Direkcije za snabdijevanje električnom energijom kupaca, kao tužioca, kao i da do daljeg obustave zakazivanje ročišta do uspostavljanja procesa rada u novim prostorijama.